Se resuelve, con la aprobación de la Cámara de Obispos,

Que la 79ª Convención General inste a todas las diócesis a adoptar una política relativa a la modificación de los nombres en los registros de la iglesia. Se recomienda a todas las diócesis las siguientes directrices como modelo.

Directrices para modificar los registros de la Iglesia

Introducción

Las siguientes pautas para enmendar los registros de la Iglesia se recomiendan para su uso en toda la Iglesia Episcopal, particularmente en las congregaciones, en lo que respecta a los cambios de nombre en los registros de la Iglesia. Estas directrices pretenden honrar y respetar la dignidad de todo ser humano a la vez que cumplir con las normas canónicas y éticas necesarias. Al llevar a cabo esta política, se insta a todos los que tienen autoridad pastoral a ejercer la sensibilidad y la discreción pastoral, teniendo en cuenta que en muchos casos los cambios de nombre ofrecen una oportunidad para la restauración de la dignidad después del trauma.

El personal diocesano y parroquial es el custodio de los registros que son vitales para entender el estado de la Iglesia y apoyar a sus miembros. Los custodios de los registros tienen la responsabilidad de mantener registros auténticos, proporcionar un acceso adecuado y proteger la privacidad de las personas. A medida que la sociedad va reconociendo los derechos de las personas a cambiar legalmente sus nombres de forma que se mantenga su privacidad, estas directrices y normas permiten a la Iglesia atender las solicitudes manteniendo la fiabilidad canónica, ética e histórica del registro. La siguiente propuesta ofrece una visión general de las principales áreas de consideración para el mantenimiento y la modificación de registros eclesiásticos fiables. Se basa en los principios estándar para el mantenimiento de los registros vitales, las prácticas actuales en el gobierno federal, estatal y local de los Estados Unidos y las prácticas de otras organizaciones religiosas.

Las personas afectadas por estas directrices son los transexuales, los adoptados, los padres y tutores de menores con cambios de nombre y sexo, los divorciados, los familiares, el clero ordenado en las parroquias y otro personal administrativo. Las congregaciones, las diócesis, las oficinas generales de la Iglesia, las agencias de la Iglesia Episcopal (por ejemplo, los Archivos, el Fondo de Pensiones de la Iglesia) y otras instituciones episcopales tienen registros que también podrían estar bajo estas directrices.

Sobre los registros y los datos en general

• Un registro puede incluir muchos elementos de datos diferentes, incluyendo los nombres de varias personas (por ejemplo, los nombres de los padres). La Iglesia reconoce que la sociedad entiende que las personas tienen un interés en su nombre y otros datos personales, incluido el derecho a modificar esa información si es inexacta.
• Los elementos de datos sujetos a modificación son los campos de nombre y sexo. El interés de propiedad de un individuo se limita al nombre y al género, y no se extiende a su participación secundaria en un evento. Los nombres de los participantes secundarios (por ejemplo, sacerdotes, padres, patrocinadores), los lugares y las fechas no están sujetos a modificación, a menos que se trate de la persona cuyo nombre se ha modificado.

1.0 Registros y datos afectados por 2015-D037

1.1 Registros sacramentales (bautismo, confirmación, matrimonio, defunción/entierro)

• Algunos registros sacramentales, como el certificado de bautismo, se aceptan en lugar de los registros vitales estatales y municipales y, por lo tanto, requieren un grado de autenticidad. Los certificados de ordenación también son requeridos por muchos estados para permitir al clero oficiar bodas.
• La Iglesia Episcopal y sus custodios de registros tienen el deber ético y canónico de garantizar que no se pueda dudar de la autenticidad del certificado de bautismo o de la fiabilidad histórica de los registros originales de matrimonio, confirmación y entierro. Tal y como se define en el apartado I.5.2 de la Constitución y los Cánones, los registros son "toda la información probatoria fija, independientemente del método, el soporte, el formato o las características del proceso de registro, que haya sido creada, recibida o recopilada por la Iglesia, sus funcionarios, agentes o empleados en cumplimiento de la función legal, empresarial y administrativa y de la misión programática de la Iglesia". Los registros incluyen todos los materiales originales utilizados para capturar información, sin importar el lugar o las condiciones de creación, o la formalidad o informalidad de las características del registro. Los registros y archivos de la Iglesia no están limitados por el medio en el que se conservan e incluyen formatos como los registros en papel, los registros electrónicos, los registros y publicaciones impresos, las imágenes reproducidas en fotografía y las cintas, películas y discos legibles por máquina".
• Los certificados de bautismo u otros registros sacramentales son copias derivadas del Registro Parroquial. En otras palabras, cuando un miembro de la Iglesia recibe un certificado, lo que recibe es una copia certificada (firmada). Es importante que los cambios de nombre y de sexo se hagan en el registro oficial, del que se puede obtener cualquier nuevo certificado si se solicita.

1.2 Listas de comulgantes y listas de miembros de la iglesia

• Los custodios de los registros deben ser conscientes de los cambios correspondientes que deben realizarse en las listas o censos de miembros no sacramentales cuando se realicen cambios en los registros sacramentales.

2.0 Solicitud de modificación de un registro

2.1 ¿Quién tiene derecho a solicitar una modificación?

• Las personas pueden solicitar una modificación de sus propios datos personales en los registros de la Iglesia.
• Los padres/tutores legales pueden solicitar una modificación en nombre de un menor.

2.2 Circunstancias para modificar un registro

2.2.1 Cambios de nombre tras un cambio de estatus legal

• Una persona que haya realizado un cambio de nombre legal puede presentar una solicitud formal (véase más abajo) para modificar los registros sacramentales (es decir, los registros parroquiales).
• El matrimonio, el divorcio y las segundas nupcias justifican los cambios de nombre rutinarios.
• Los adoptados y sus padres pueden solicitar un cambio de nombre.

2.2.2 Otras solicitudes de cambio de nombre

• Los cambios de nombre en los registros administrativos permiten una mayor flexibilidad. El personal de la iglesia puede reconocer una necesidad prioritaria para honrar la nueva identidad o proteger la seguridad personal. La flexibilidad debe equilibrarse con la discreción para evitar cambios de nombre con fines fraudulentos.
• Los registros parroquiales y los registros administrativos (por ejemplo, los registros de personal) podrían modificarse para añadir un campo de "nombre preferido", si un nombre no ha sido cambiado legalmente.

2.2.3 Cambio de sexo

Una persona puede presentar una solicitud formal (véase más abajo) para modificar el género asignado a la persona en los registros sacramentales y administrativos.

2.2.4 Correcciones

Las correcciones en el Registro Parroquial u otro registro original son permisibles cuando se identifiquen pruebas de buena fe de un error.

2.3 Una solicitud válida

• Un registro no debe ser modificado sin la recepción de una solicitud formal por escrito dirigida al sacerdote a cargo de la congregación o a una autoridad delegada (por ejemplo, registrador, archivista).
• Las solicitudes de cambio de nombre deben ir acompañadas de un instrumento legal de las autoridades civiles, que puede incluir una orden judicial, una licencia de conducir, un pasaporte u otro documento legal.
• Las solicitudes de cambio de sexo deben ir acompañadas de la documentación justificativa que se describe a continuación.

3.0 Procedimiento para realizar cambios de nombre e identidad en los registros sacramentales

3.1 Las solicitudes de cambio de nombre o de género deben ir acompañadas de pruebas:

• Registros originales (documentos que verifican la identidad original de un individuo)
• Registros modificados (documentos que verifiquen la identidad nueva/cambiada de un individuo)
• Atención pastoral (evidencia satisfactoria para el sacerdote de que el individuo entiende libre y plenamente los cambios que se harán en los registros y las expectativas de privacidad)

3.2 Nombre original/género: Documentos de verificación/declaraciones:

• Original firmado, identificación emitida por el gobierno con fotografía (por ejemplo, pasaporte), o certificado de nacimiento original, o licencia de conducir.
• Prueba de un miembro del clero de una relación pastoral continua en la parroquia de origen de la persona o la relación de la agencia de la persona (por ejemplo, capellán).
• Casos especiales de dificultad (por ejemplo, refugiados, inmigrantes indocumentados) para los cuales el sacerdote puede considerar otras formas de evidencia, como identificación de estudiante, documentación de refugiado o registro de bautismo.

3.3 Nueva identidad: Verificación de documentos/declaraciones:

3.3.1 Sólo nombre, o nombre y sexo (uno de los siguientes)

• Documento de identidad emitido por el gobierno con cambios
• Orden judicial
• Documentos de divorcio
• Certificado de matrimonio
• Prueba de adopción

3.3.2 Sólo sexo

• Declaraciones firmadas por un profesional de la salud mental o sanitaria que certifique que el nuevo género es el género declarado por el solicitante (o el de un menor cuando la solicitud es realizada por el padre o tutor de la persona).
• Las congregaciones pueden considerar la posibilidad de aceptar otros tipos de verificación, por ejemplo, una declaración jurada de un familiar o miembro del clero.

3.4 ¿Quién está autorizado a modificar un registro de la Congregación?

• Sacerdote (u Obispo) a cargo de la congregación (o persona designada) Miembro del clero oficiante
• Registros administrativos: Sacerdote (u Obispo) a cargo de la congregación, registrador oficial o custodio

3.5 Mejores prácticas para enmendar un registro

• Nunca escriba encima, borre o elimine la información original.
• Trazar una sola línea a través de la información original. Mantenga legible la entrada anterior.
• Firme o ponga sus iniciales y feche la línea. Añada la nueva información junto a la entrada original, en el margen o en otro espacio disponible, incluyendo la fecha actual.
• Cambie la entrada del índice, si existe, de la misma manera que en el caso anterior y añada una referencia cruzada bajo el nuevo nombre.
• La corrección de los registros electrónicos debe seguir los mismos principios que el papel. Mantenga la entrada original legible de alguna forma permitida por el software (es decir, editar/guardar el nuevo registro). Utilice el campo de notas del programa informático para fechar y poner sus iniciales en el registro como registro corregido y haga referencia al nuevo registro si es necesario.
• Se debe generar una copia en papel con la firma para el Registro Parroquial.
• En lugar de una copia en papel, debe colocarse una firma electrónica para cumplir los requisitos canónicos. No se puede exagerar la importancia de archivar los registros electrónicos.

3.6 Conservación y disposición de la documentación justificativa

• La documentación justificativa es necesaria para los cambios en el Registro Parroquial y los registros de tipo personal, pero una vez aprobada, la documentación justificativa que contenga información personal debe devolverse al individuo, ya que su conservación supone una carga de seguridad excesiva para la congregación.
• Se recomienda conservar la solicitud formal (carta o correo electrónico) en la que se solicitan las modificaciones, y el sacerdote o el custodio pone sus iniciales para indicar si las aprueba o las rechaza. Los duplicados de la documentación de apoyo deben ser destruidos de forma segura.

4.0 Privacidad, confidencialidad y acceso a los registros

4.1 El derecho a ver o recibir una copia de los registros de tipo sacramental o personal está restringido a

• Persona principal
• Padres y tutores legales de menores
• Delegado designado por el director ante notario (como miembros de la familia o abogado)
• Sacerdote a cargo de la congregación o administrador delegado del sacerdote
• Autoridades civiles (por ejemplo, agentes de la ley o funcionarios de los tribunales) por remisión del abogado o canciller de la Iglesia o en respuesta a una citación válida.
• Personas preseleccionadas que buscan la identidad de los padres biológicos
• Diligencia debida:

Se recomienda la verificación de la identidad y la prueba de intención del mandante o de otras partes mencionadas anteriormente antes de divulgar información personal. La preocupación por la privacidad incluye cuestiones de robo de identidad, la protección de la seguridad personal de las personas transgénero, las víctimas de la violencia doméstica, la intrusión no autorizada de los miembros de la familia y la seguridad de las personas en riesgo. Sin embargo, la necesidad de ser diligente no debe utilizarse como obstáculo para atender una solicitud directa y legítima.

4.2 Los organismos eclesiásticos están obligados a proteger la intimidad del registro. Se recomiendan las siguientes normas.

• La privacidad de un individuo se extiende a su historial personal, incluidos los datos pre-modificados y modificados.
• Los registros con información personal no deben estar abiertos a la consulta de nadie más que del delegado o custodio autorizado.
• Los registros parroquiales y otros registros que contengan información personal identificable deben guardarse bajo llave.
• Los sistemas de información (bases de datos, hojas de cálculo) deben estar protegidos con contraseñas seguras y sólo se puede acceder a ellos cuando sea necesario.

4.3 Cuándo los registros pasan a ser históricos y están abiertos al público.

• Las leyes estatales pueden hacer que algunos registros se abran al público tras el paso de un determinado número de años o el fallecimiento de una persona. Debe verificar las leyes de su estado antes de permitir el acceso a los registros por ser supuestamente "públicos". Cualquier consulta de los registros históricos debe tener un propósito legítimo: como la investigación genealógica y las consultas legales sobre la herencia y las investigaciones académicas.
• Los registros parroquiales no deben abrirse a personas externas para su consulta.
• Los registros eclesiásticos pertenecen a la congregación y no deben ser explotados para beneficio comercial o personal de terceros.